Traducción Oficial

La traducción oficial en Colombia se refiere a la traducción de documentos que deben ser presentados ante una entidad oficial extranjera. Asimismo, también se refiere a la traducción de documentos extranjeros que deben surtir efecto en Colombia.

Las traducciones oficiales garantizan que dicha traducción fue realizada por un traductor oficial certificado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y que tiene validez legal en Colombia o en otros países, según proceda.

¿Qué documentos necesitan traducciones oficiales?

Algunos de los documentos que requieren traducciones oficiales son: Documentos de carácter legal, Certificados académicos, Diplomas, Actas de nacimiento, Títulos de propiedad, Escrituras, Apostillas, Visas, Documentos migratorios, Certificados de divorcio, Certificados médicos, Resoluciones, Antecedentes judiciales, entre otros.

Además, algunas empresas también pueden solicitar la traducción oficial de otros documentos importantes y confidenciales como lo son los contratos. Esto facilita el proceso de negociación con los clientes y socios que hablan otro idioma. Además, ayuda a certificar la veracidad y legalidad de la traducción.

Normas sobre la traducción oficial en Colombia

Las normas obligatorias de traducción oficial en Colombia son las siguientes:

Sello del traductor oficial: puede incluir el nombre completo del traductor, número de resolución expedida por el Ministerio de Justicia, fecha en que se llevó a cabo dicha traducción y los idiomas en los cuales trabaja el traductor. El sello del traductor oficial debe ir en cada página del documento.

Firma del traductor: debe ser la firma original del traductor y debe ubicarse en el final del documento. Si el documento es demasiado extenso, se pueden colocar solo las iniciales. La firma del traductor oficial debe ir en cada página del documento.

Legalización y apostilla: de acuerdo a la Resolución 2201 del 22 de julio de 1997 , todo documento que necesite de una traducción oficial en Colombia debe legalizarse. Igualmente, la Resolución 10547 del 2018 establece el nuevo proceso para legalizaciones y apostillas de traducciones oficiales. Además, se debe tener en cuenta que, aunque la apostilla sea emitida en varios idiomas (por lo general inglés, francés y español), es necesario hacer la traducción oficial y luego legalizar la firma del traductor.

Mención de sellos: establece por escrito el contenido de los sellos, legalizaciones y apostillas del documento original. Estos sellos se colocan en el documento antes de proceder con la traducción oficial e indican que se trata de un documento original con valor legal.

Encabezado y subtítulos: indica desde el primer momento que el documento en cuestión es una traducción oficial. Generalmente solo se incluye la leyenda “Traducción Oficial”. También puede incluir los subtítulos que corresponden al contenido del documento original para facilitar la referenciación.

Numeración: las páginas pueden estar enumeradas siguiendo el formato original (incluyendo páginas continuadas) para facilitar la referencia y comparación entre la traducción y el documento original.

Número de traducción oficial: conforme realiza su trabajo, el traductor puede llevar un conteo de los documentos traducidos y agregar un folio al número que corresponda el presente documento.

¿Qué es una Apostilla?

La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de un servidor público (traductor oficial) en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país parte del Convenio sobre la Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de La Haya de 1961.

¿Cuándo se requiere una apostilla?

Cuando su documento debe surtir plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.

Documentos apostillados que van a surtir efectos en Colombia

Para que un documento emitido por un "país que hace parte de la Convención de La Haya” , tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la Entidad competente del país de origen.

Apostilla y/o legalización de documentos traducidos. Antes de realizar la solicitud de apostilla de un documento traducido, se deberá efectuar reconocimiento o autenticación de la firma del traductor ante Notario Público.

El Ministerio de Relaciones Exteriores, apostillará la firma del Notario Público, de ninguna manera lo hará sobre el contenido del documento traducido o firma del traductor.

¿Cómo se apostilla un documento?

En lo que se refiere al trámite, éste se realiza de manera virtual desde la página web de la Cancillería. El tiempo máximo de respuesta del trámite de Apostilla y / o Legalización es de 3 días hábiles.

Nuevo proceso para legalizar y apostillar traducciones

Si usted necesita apostillar o legalizar un documento, debe saber que ahora es necesario autenticar la firma del traductor oficial. Es decir, se debe solicitar una autenticación notarial en la que se indique que el documento firmado corresponde a una traducción oficial.

En general, el proceso es el siguiente:

• Solicitar una traducción oficial del documento fuente con un traductor debidamente certificado.

• Obtener la traducción oficial del documento, firmada y sellada por el traductor oficial.

• Presentar personalmente la traducción oficial ante una notaría en la cual el traductor oficial haya registrado su sello y firma.

• Solicitar el trámite de autenticación de firma registrada en la respectiva notaría.

• Iniciar el procedimiento de apostilla o legalización en la página de la Cancillería.

• El Ministerio de Relaciones Exteriores avalará la firma del Notario Público* y proseguirá a apostillar o legalizar el documento. Una vez finalizado el proceso, el documento tendrá efecto legal en Colombia o en el extranjero, según corresponda.

*Cabe resaltar que la Cancillería únicamente certifica la autenticidad de la firma del Notario Público y no la del traductor o la calidad de la traducción. Por esto es importante contar con un traductor oficial experimentado que garantice la fiabilidad de la traducción.

¿Qué es legalización?

La legalización consiste en certificar la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares, artículo 5°, literal f) que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario.

Documentos legalizados que van a surtir efectos en Colombia

Para que un documento emitido por un país que no hace parte de la “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe cumplir con la cadena de legalización de documentos.

¿Cuándo se requiere una Legalización?

Un documento se debe legalizar, cuando el país en el cual surtirá efectos hace parte de la Convención de Viene de 1963, sobre las relaciones consulares, articulo 5, literal f que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de notario .

¿Cuál es el proceso de traducción oficial para clientes fuera de Bogotá?

Nuestra empresa sigue un proceso muy sencillo para facilitar el servicio a los clientes que se encuentran fuera de Bogotá, que es donde se encuentra nuestra oficina. Desde allí podemos realizar traducciones para diversas partes del mundo; nuestro servicio de traducción oficial cubre las necesidades globales de nuestros clientes.

Para hacerlo, adoptamos un proceso de 5 pasos:

1. Envío del documento original

Para realizar una traducción oficial no necesitamos del documento original, basta con escanear. Esto, porque sería una pérdida de tiempo que nuestros clientes tuvieran que viajar desde el otro lado del mundo hasta Bogotá solo para cotizar una traducción. La tecnología facilita este proceso; un escáner, un computador. Puede enviarnos el documento por correo y nosotros nos encargaremos del resto.

2. Cotización

Con base en el tipo de documento, cantidad de palabras o páginas y destino, enviamos una cotización que incluye el costo de la traducción oficial, el tiempo de entrega, costos por autenticación de firma de traductor oficial, costo por Apostilla o Legalización y el costo de envío. El costo de envío es el envío de la traducción original, con la firma y sello del traductor, hasta su destino. Esto se debe a que la traducción oficial solo tiene legalidad y efecto si es un documento original.

3. Aprobación por parte del cliente

Posteriormente, llegamos a un acuerdo con el cliente en base a la cotización. Se acuerda el medio de pago y cuándo se realizará.

4. Traducción oficial

Si el cliente acepta los términos, proseguimos con el trabajo de traducción.

Todas nuestras traducciones son realizadas por traductores oficiales debidamente certificados, quienes cuentan con el conocimiento y experiencia necesaria en ambos idiomas. El proceso de traducción se realiza dentro del plazo acordado y los traductores mantienen un alto estándar de calidad, respetando la terminología especializada y el formato del documento.

4.1. Revisión y Proofreading

Además de la traducción, nuestro método incluye un proceso de revisión y proofreading. De esta forma garantizamos que la traducción sea correcta y que no le cause problemas al cliente durante los procesos jurídicos y administrativos a los que se debe someter el documento.

5. Envío de traducción oficial

Finalmente, enviamos la traducción oficial al cliente en el país de destino.

Para más información haga click en el siguiente enlace:

https://www.cancilleria.gov.co/